湖南人文科技学院文件
校政发〔2025〕53号
中国体育彩票印发《湖南人文科技学院财务报销管理
办法》的通知
校属各单位：
现将《湖南人文科技学院财务报销管理办法》印发给你们，请认真学习，并遵照执行。
附件：湖南人文科技学院财务报销管理办法
湖南人文科技学院
2025年6月18日
湖南人文科技学院财务报销管理办法
第一章 总 则
第一条 为切实加强学校财务管理，规范学校财务报销流程，进一步明确经费支出审批权限和责任，充分发挥各所属单位共同管理经费的作用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国会计法实施细则》《湖南省省直机关差旅费管理办法》《高等学校财务制度》等法律法规和文件要求，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法适用于学校预算内公用经费报销，具体包括三公经费、日常运行经费、教学运行经费、基建维修经费、其他特定专项经费。科研项目经费、质量工程项目经费、学科平台经费、横向到账经费、自营食堂相关经费等有特别要求的，按各自规定报销。
第三条 学校各项经费实行公务卡支出报销，并遵循“预算控制、项目管理、合同约束、依规回避、责任到人、分级审批、全程监控”的报销管理原则。
预算控制，是指各项支出应遵循“先有预算，后有支出”的要求，各项经费报销都必须在预算控制额度内开支。其他有特殊要求的，严格按照相关经费管理办法规定的范围和标准报销。
项目管理，是指预算经费都必须有对应项目支撑，项目应明确经费支出范围和额度。综合性预算或财政专项需要二次预算的，按照二次预算细化规定执行。
合同约束，是指预算支出需要相应采购、招标等合同约定。
依规回避，是指项目经费负责人对本人、配偶、子女报销及其他明确规定应当回避的，实行报销审批回避。
责任到人，是指单位负责人、项目负责人、校领导等对相应经费管理和支出审批负责。
分级审批，是指根据项目经费性质、报销经费多少等，实行职权内分级审批、“谁签字、谁负责”经济责任及责任追究制度。
全程监督，是指财务对项目预算、报销、决算等实行全过程监督管理。
第二章 审批管理规定
第四条 各项开支原始票据上必须有经办、验收（证明）、审批三个层次人员本人签字（实名制车船票、机票只需在差旅费报销明细表签字），并提供相应附件材料。
第五条 各单位经费审批人、项目负责人、校领导应书面报送“本人签字笔迹”到计划财务处备案。经费审批人一经确定，不得随意变更。
有列情形之一，需办理审批人变更审批手续，并报送变更人员名单和“本人签字笔迹”。
（一）人事变动和岗位调整须变更审批人的，以学校任免文件的日期为准相应变更审批人。
（二）审批人长时间（1个月以上）外出学习或出差外地需临时委托他人审批的，须事先以书面形式将委托对象姓名、审批范围、授权期限等报计划财务处备案。
（三）其他特殊原因须变更审批人的，现审批人在变更前将变更批准手续以及变更后审批人的姓名、职务、审批范围等材料书面报计划财务处，经计划财务处负责人审核同意后，方可变更审批人。
第六条 实行财务报账审批回避制度，即审批人不能审批本人、配偶、直系亲属经办的财务开支业务；若审批人配偶、直系亲属经办其审批范围内的财务开支事项，必须由原审批人所在部门负责人或上级领导审批。
第七条 学校各级审批人在各自职责范围和审批权限内，根据经费额度及类别不同，实行对应逐级审批，任何人不得越权审批财务收支事项。
第八条 常用报账审批程序及权限见附件1。
第九条 借款管理。学校原则上不办理预付款和借款。本校教职工确需办理因公借款，按照对应程序审批，并执行“前账未清，后账不借”规定。
（一）借款审批。借款1万元以下由借款单位主要负责人、财务处负责人审批，借款1万元（含）以上报分管校领导审批，2万元（含）以上报分管财务校领导审批，5万元（含）以上报校长审批，10万元（含）提供学校相关会议纪要（除社保类、应急类等）。
（二）借款清还。借款人必须在3个月内报账还款或现金还款；3个月未清还者，计划财务处根据欠款额确定偿还周期直接从借款人的实发工资中扣还。对跨年未清还借款所在单位，学校将在下年度扣回欠款等额预算经费。对恶意欠款个人、单位负责人，纳入个人征信管理。
第十条 财务报销审批权限未明确的项目审批规定。
（一）全校常规性支付业务审批
如银行存贷款利息、金融机构手续费、税金缴纳、预算外资金上缴、学生各项退费、各项代管款项支出等由计划财务处相关科室审查复核，计划财务处负责人审批。
（二）固定资产报账审批
设备、图书等固定资产（专用设备1500元及以上，一般设备1000元及以上，单位价值未达到规定标准但使用时间在一年以上的批量同类物资），不论经费来源，报账前必须办理固定资产验收入库手续，并提供主持验收单位负责人审签的入库单办理报账。
（三）基建及维修报账审批
1．小型基建维修及用工项目，需提供由主管部门开具的维修用工三联单、发票、零星工程报账审核表原件、工程造价计价表或结算单原件。
2．基建及维修工程支付进度款需根据合同、工程发票、工程支付证书和有关工程量情况表付款，完工决算后凭工程结算发票、工程施工合同（或协议书）、工程项目决算审核单（或审计报告）原件，工程计价取费表（外审项目包含在审计报告中）《水电费结算清单》《房屋及构筑物资产入账确认表》等原件审批。
3．凡因招标合同方案或设计变更等原因，导致需超合同金额付款的，都必须由主管部门出具详细书面说明，由审计处、计划财务处签署意见，报分管业务校领导审核后，按金额的大小和超合同比例依照上级和学校相关预算管理文件分别报请学校基建工作领导小组、校务会议或党委会议审定同意，追加预算后执行。
4．基建维修类质保金、履约金的返退须经主管部门负责人、审计处负责人、分管业务校领导审批同意（审批单及领据）后方可退还。
第三章 报销凭据管理规定
第十一条 各项经费支出报销都必须提供真实、合法、有效的原始票据和相应证明材料。原始票据包括发票、收据、领据、借据、文印费原始登记签字记录、公务卡支付记录、出差住宿消费清单、会议通知和会议签到表等。
第十二条 报销票据必须真实有效。票据是印制有税务机关发票监制章的税务票据（火车、飞机、汽车、轮船及部分交通费票据除外），或者是印制有财政部门票据监制章的行政事业性收据；票据必须是在有效期内、并加盖财务专用章或发票专用章的票据。
第十三条 报销票据要素齐全。票据上必须注明单位名称、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额等内容。票据金额大小写必须一致；票据抬头要求填写客户单位时，必须填列“湖南人文科技学院”，不能是“个人”等无具体指向的内容，也不能是别的单位名称；票据收款单位名称、公务卡支付单位名称、票据加盖专用章名称必须完全一致。
第十四条 原始票据原则上是由经济业务发生单位提供的票据（基建维修和劳务可由税务机关代开发票除外）。报销票据各项内容记载均不得有涂改、覆盖等现象。票据记载内容有错误的，由开票单位重开或更正，并在更正处应加盖票据出具单位的发票专用章或财务专用章；票据金额记载有错误的，由票据出具单位重开，不得修改原票据；借据和领据填制有错误的必须重新填制。
第十五条 一式多联的原始票据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，无复写的手写发票无效。
第十六条 进口设备购置费用报销必须提供国外发票、购销合同、进口货物报关单、集装箱单、免税证明、代理手续费单、外汇兑换水单及银行手续费单等原始票据。
第十七条 外文票据报销，其经济内容须经国际交流与合作中心翻译成中文并将外币金额换算成人民币金额。换算汇率采用票据开具日人民银行公布汇率，若无法查询当时的汇率，则采用报销当日的汇率换算。
第十八条 凡列入湖南省公务卡结算目录的公务支出项目，必须使用公务卡进行刷卡结算，并取得相应票据和公务卡刷卡小票。确因特殊情形（如新入职职工公务员卡未办理、版面费等）不能使用公务卡或转账结算的，由报账人填写《湖南人文科技未刷公务员卡审批表》，经所在单位负责人审批后，报计划财务处负责人审批，并按以下审批权限办理审批手续：
1．单项支出 1000 元及以上报经费分管校领导审批（论文版面费除外）；
2．5000 元及以上还需报分管财务校领导审批（论文版面费除外）。
第十九条 经费报销证明材料要求。
1．报销专用材料购买费用，需提供加盖销售单位发票专用章的机打销售明细单（发票内容已开具物品明细的除外）。学校所有货物、工程和服务的采购活动按《湖南省年度政府集中采购目录及政府采购限额标准》规定执行，报销支出费用时需提供采购合同以及购买内容明细、支付凭证等证明材料。
2．报销办公用品购买费用，需提供加盖有销售单位发票专用章的机打销售明细单（发票内容已开具物品明细的除外）；批量购买按规定提供验收材料。
3．报销打字复印费，需提供盖有销售单位发票专用章的明细（明细包括单次日期、内容、单价、数量、大写金额、经手人签字等内容）。
4．报销加工费、批量邮寄费、零星维修费、设备维修费必须附相关清单或结算单。
5．报销论文发表版面费和著作出版费，需提供编辑部采稿通知单或出版社出版协议。
6．报销办公用电话费，需提供实际消费发票，预存发票不能作为报销凭证。
7．报销学术会议、学习培训、进修等费用，需提供经领导（经费负责人）批准参加的通知文件或培训协议。
8．报销经上级有关单位或部门批准的经济业务费用，需提供批准文件原件。如果批文需要单独归档的，需提供由单位负责人证明签字并加盖单位公章的批文复印件。
9．报销出差机票费用，需提供出差人登机牌和机票。
10．报销出差住宿费用，需提供加盖住宿酒店财务专用章的消费清单。
第十九条 票据遗失的费用报销规定
（一）从外单位取得的原始票据如有遗失，必须到出票单位复印原发票（收据）存根或记账联，并加盖出票单位的财务专用章或发票专用章，附经办人书面说明，经费负责人及计划财务处负责人审批后，方能作为报销依据。
（二）遗失车船和飞机票，必须提供车票、飞机票遗失情况说明和车票、飞机票订单截图的资料证明，经部门负责人、计划财务处负责人审批后方可报销。
第四章 报账流程管理规定
第二十条 报账程序
（一）票据整理和粘贴
1．报账员根据票据的内容和经费来源渠道对票据分门别类进行整理，并从学校计划财务处网站下载打印统一的原始凭证粘贴单粘贴票据，并注意以下粘贴要求。
（1）大于或等于A4纸大小的原始票据不需粘贴。
（2）小于A4纸大小的原始票据，报销人必须按经济内容和项目进行分类，粘贴在A4纸上，并且不能互相遮挡。
（3）粘贴时，横向左边必须留下2-3厘米的空隙以便凭证装订。
2．准备好其他相关原始凭证附于发票后，如所属单位主要负责人签字同意参加会议或培训的通知或有关文件、购物合同、购物明细等。
（二）办理验收证明及其他相关手续
1．经办人、证明人（验收人）、审批人在发票和所附证明材料上签名。
2．凡符合招投标、政府采购、审计、固定资产登记、低值易耗品验收的到相关职能部门办理相应手续。
（三）网上报账及审批
1．报账人登录湖南人文科技学院计划财务处网站“智慧财务管理平台”系统“极简报销”在线填写报账内容、金额，提交生成经费报销审批单。
2．报账人打印报销审批单并按经费审批程序办理审批手续。
3．报账人将经费报销审批单及原始凭证送交财务，办理财务交接手续并以收到短信提示进行确认。
（四）财务审核与付款
1．会计审核人员对报账人交来的报销审批单和原始凭证进行审核，审核合格后打印记账凭证。审核不合格的，联系报账人进行修改或征得同意后进行相应处理。
2．出纳人员根据网上报账提交的结算方式进行银行转账或公务卡结算。
第二十一条 审批程序不规范、经费使用不符合规定、项目列支渠道不明确或提供核算资料不完备以及提供虚假核算资料等违反有关财务规定的开支，财务部门应拒绝受理。
第五章 报销支付管理规定
第二十二条 所有报账付款采用转账方式，取消现金结算。除基建维修（工程）、图书、设备购置和有合同或协议规定的定点单位外，原则上不对校外人员办理报账业务；各单位应确定一名报账人员，负责办理报账手续以及与计划财务处核对账目等日常财务管理工作。
第二十三条 20000元以下的支出原则上采用公务员刷卡消费，20000元（含）以上的单笔支出原则上须由计划财务处直接转账到出票方账户。
第二十四条 对员工工资外的各种收入、学生相关费用、校外人员的劳务费等费用的发放，请进入计划财务处《工薪平台收入申报系统》填报发放（进入计划财务处网站→财务查询→工薪平台收入申报系统）。
第二十五条 基建、维修、图书、设备、服务等有合同或协议的，严格按合同或协议付款，收款人必须是合同方，收款人名称、账号须与合同或协议一致，发票必须加盖合同单位发票专用章。
第二十六条 报账时间要求。
当年预算内经费（科研经费除外）支出取得的报销票据（以报销票据上的日期为准），原则上当年报销，当年取得的报销票据未报销的，最多可延期至次年6月30日前报销。
第二十七条 审批人在审签时须明确表达自己的签署意见，不能模棱两可，并须注明经费来源。所有签字一律用黑色字迹的签字笔，且字迹清晰。
第二十八条 凡是校内单位（部门）之间办理各项经济业务，须根据发生资金数额，按照规定的审批办法办理相关手续后，原则上实行内部划转结算。
第二十九条 公务接待费的报销按照上级和学校最新相关文件执行。外地发生的招待费必须随同差旅费报销，并冲抵伙食补助。
第三十条 退还押金等款项时，原则上应交还收款收据原件，退付的押金必须通过银行转账到原收款时的原账户，不得退付现金。
第六章 附 则
第三十一条 学校税号及银行账户信息
单位名称：湖南人文科技学院
税 号：12430000447164909X
地 址：娄底市娄星区氐星路487号
开户银行：中国农业银行股份有限公司娄底娄星支行
户 名：湖南人文科技学院
账 号：18590901040009503
联系电话：0738—8371118
第三十二条 报账时间安排
（一）工作日除星期二下午、星期五下午外，其他时间均可以报账。
（二）每月第一个和最后一个工作日为月末账务处理时间，不对外报账。
（三）每年12月15日至次年财政厅规定年终决算报表完成期间，不对外报账。
第三十三条 本办法由计划财务处负责解释。
第三十四条 本办法自颁布之日起施行，此前相关规定与本办法不一致的，以本办法为准；如上级或学校出台涉及到本办法的新规定和新政策，按新规定、新政策执行。
附件：1．湖南人文科技学院财务报账审批流程一览表
2．湖南人文科技学院未刷公务员卡审批表
